摘 要：近年来，随着大数据、云计算等信息技术的发展，及其在行政办公、档案管理中的应用，产生了大量电子文件。利用计算机信息技术，做好电子文件收集、归档工作，提升电子文件档案管理效率，有利于进一步发挥电子文件档案价值，服务于新时代各项工作。本文首先分析了数字化背景下电子文件的类型，探讨了电子文件档案管理的现实意义，针对电子文件档案管理的现状及要求，进一步提出数字化背景下做好电子文件档案管理措施。
关键词：电子文件；
档案管理；
数字化
概述
前不久，中共中央、国务院印发《数字中国建设整体布局规划》，明确提出到2025年，要把数字中国建设成为“横向打通、纵向贯通、协调有力的一体化推进格局”。到2035年，数字化发展水平进入世界前列，数字中国建设取得重大成就。响应这一号召，笔者所在单位陕西省自然资源信息中心（陕西省地质资料档案馆）紧紧围绕全省自然资源科技发展与对外合作，做好省级地质资料馆藏建设及相关服务，荣获“全国地质资料信息报送与年报编制优秀单位”，进入全国前10名。陕西省自然资源信息中心现有负责管理工作人员11人，其中，机关档案4人，专业档案6人，信息化专员1人。中心高度重视电子文件档案管理工作， 为全面提升档案管理现代化水平，提高档案利用服务能力，根据《陕西省档案事业发展“十四五”规划（2021-2025）》精神，全面启动机关档案数字化工作，以实现馆藏4万余件“存量数字化”目标。近年来，随着大数据、云计算、信息技术的发展，及其在办公、档案管理中的应用，产生了大量电子文件[1]。利用计算机信息技术，做好电子文件收集、归档工作，提升电子文件档案管理效率，有利于进一步发挥电子文件档案价值，为新时代地质工作提供优质高效服务。
1 电子文件类型
1.1 按形式划分
可将电子文件分为文本文件（text）、数据文件（data）、图形文件（graphic）、图像文件（image）、影像文件（video）、声音文件（audio）、程序文件（program）、多媒体文件（multimedia）、超文本文件（hypertext）等。
1.2 按功能划分
可将电子文件分为主电子文件、支持性电子文件、辅助性电子文件及工具性电子文件。
1.3 按生成方式划分
可将电子文件分为原生电子文件和再生电子文件。前者，是指直接由计算机系统生成的电子文件，后者则是指将纸质、胶片等文件重新录入生成的数字化电子文件。例如，将胶片或档案转换为文本文档存储，并提供利用。
大数据背景下电子文件具有各种不同的文件格式，不同文件格式对应于计算机内部编码规则也不同，即编码标准不同。这就要求针对不同的电子文件类型，满足不同的归档格式要求（详见表1）。
2 数字化背景下电子文件档案管理意义
2.1 管理效率提升显著
传统纸质文件归档、统计及利用主要依赖于人工手动操作，受制于技术及时空限制，档案管理效率低下，准确率差[2]。大数据背景下，计算机信息技术的应用，产生大量电子文件，并将其中具有保存价值者进行归档管理。OA辦公系统的应用，及其与档案信息的有机连接，使电子文件从形成至文件任务完成均可在计算机信息系统中完成，并及时归档，录入相应的档案数据库[3]。
2.2 利于价值开发利用
档案价值在于其利用，馆藏的地质档案资料，为地质勘探、规律研究提供第一手宝贵，也是区域地质志、地质矿产志等专业志书编撰修订的重要史料支撑。大数据背景下，计算机信息技术的快速发展，以及ERP、MES、OA、PDM等业务信息系统广泛应用，依托档案管理系统对业务信息系统形成的电子文件及元数据自动获取，并快速精准筛选、整合、挖掘数据信息，实现电子文件档案及时归档、精准查找和快速检索等，利于电子文件档案资源价值开发与利用[4]。
2.3 节约物理空间占用
电子文件档案数量越来越多。单轨制管理模式下，电子文件直接以档案形式归档[5]。新修订的《档案法》，以及《民法典》《电子签名法》的颁布和实施，均赋予了电子文件档案与纸质档案同等法律效力。这虽然促使电子文件档案数量和规模快速增长，但这些电子文件档案可直接存储于网络、硬盘等载体介质，减少了档案库房的占用空间。
3 数字化背景下电子文件档案管理要求
《电子文件归档与管理规范》《公务电子邮件归档与管理规则》《纸质档案数字化技术规范》等具体规定和要求，分别对电子文本、图像、视频、音频、数据库、网页、图形等类型的电子文件归档及存储做出了明确规定（详见表2）。
3.1 文本文件与位图文件
文本文件主要为RTF、TXT、WPS等计算机文件格式电子文件。位图文件又叫图像文件、静态图像文件，以JPEG、TIF等计算机文件格式存储、形成的电子文件。以电子公文正本、定稿及公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件及其组件可以版式文件、RTF、JPEG等通用格式归档[6]。也可将电子文件及其组件按顺序合并转换为一个版式文件进行归档、存储。
3.2 计算机辅助形成科技类电子文件
主要是指二维矢量文件和三维矢量文件。其中，二维矢量文件主要以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS和DXF等格式归档整理；
三维矢量文件，需要永久保存的，应将电子文件转换为STEP格式，其他计算机辅助形成科技类电子文件则可直接转换为二维矢量文件进行归档。
3.3 以数据库文件形成的电子文件
常见数据库文件结构主要为数据表文件结果。一般有两类：一类是一张数据表电子文件（又叫一级数据表结构），另一类是多张数据表文件（又称多级数据表结构）。此类文件应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为相应格式归档。其中，一级数据表结构的电子文件数据表文件可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档，或参照纸质表单、电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档。当电子文件的数据表文件为多级数据表结构时，可选用DBF、XML等计算机文件格式归档。
3.4 其他常见类电子文件
主要指照片类、录音录像类电子文件。照片类电子文件主要以JPEG、TIF等格式进行归档；
录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；
录像类电子文件主要以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档[7]。珍贵的音视频文件，且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。
3.5 版式电子文件
根据《版式电子文件长期保存格式需求》的相关规定，用页面化形式固定呈现的文本、图形、图像等版式电子文件，长期保存归档格式应满足：格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、格式自描述、显示一致性、持续可解释、稳健、可转换、利于存储、支持技术认证机制和易于利用等11项要求。
3.6 公务电子邮件
公务电子邮件主要以EML格式归档；
网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。此外，针对由专用软件而形成的电子文件，原则上应将其转换为通用格式，存储归档通用格式的电子文件。
4 数字化背景下电子文件档案管理现状
數字化背景下，国家档案局、标准化管理委员会等相关部门陆续出台一系列的归档存储标志性文件，如，2016年出台的《电子文件存储与交换格式—版式文档》，提出了“固定版式电子文件”的具体存储标准和要求[8]。但在电子文件档案管理的系统性、完整性、适用性等方面还存在力有未逮之处。
4.1 系统性不足
为做好电子文件归档工作，国家档案局陆续出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》《公务电子邮件归档与管理规则》《纸质档案数字化技术规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《党政机关电子公文归档规范》等，但这些规定主要规定的是文本、图像、音频、视频等电子文件的归档及管理要求。电子数据表格、计算机辅助设计、演示文件等电子文件的归档，可选用的通用格式较少。
4.2 完整性不足
电子文件主要有文本、图像、音频、视频、数据库、图形和网页等七大类。目前，文本、图像、视音频等电子文件管理，有着较为完备的法律法规和技术标准，但网站记录、计算机辅助形成科技类电子文件、社交媒体记录等新类型电子文件的归档、管理，还缺少较为完整、规范的标准。
4.3 适用性不足
目前，英国、美国、加拿大等欧美发达国家已经将文本文件、电子数据表格、演示文件、图像文件、视频文件、电子邮件、计算机辅助设计文件、地理空间数据文件等电子文件纳入归档管理范畴，并制定和出台了较为完备的法律法规和规范标准，而我国的电子文件管理相关规定及标准，与国际标准的采标率较低，与国际标准适应性衔接度不够高[9]。
5 数字化背景下电子文件档案管理措施
5.1 分析电子文件档案主要类型
做好大数字背景下的电子文件档案管理，必须全面分析单位或部门自身电子文件档案有哪些类型，其中重点有哪些，然后根据单位自身实际，制定具体的电子文件档案管理中长期规划，熟悉各种电子文件档案管理类型标准和规范，将其作为做好电子文件档案管理的基础和根本保证。确保机关单位电子文件档案管理类型的全覆盖，细化电子文件档案分类，有针对性地选择合适的存储格式[10]。随着各单位官方网站的纷纷建立，新时期，各单位要积极做好本单位网站网页电子文件的归档管理，针对静态的html、shtml或动态的cgi、asp、aspx、php、jsp等在不同时期或不同版本，选择相应格式、技术，及时做好归档工作。
5.2 选择电子文件档案保存格式
随着信息技术的快速发展，大数字技术更新迭代快，老旧技术及电子文件存储格式也会不断更新，作为档案管理部门及人员，要及时跟进，全面掌握电子文件，尤其是数字视频、数字图像、数字音频及地理空间数据等领域标准化进展。一旦档案管理部门或其他机构出台相应的技术规范，据此技术规范电子文件格式所对应软件的使用情况出现变动，要及时将技术规范中涉及的电子文件格式进行跟踪、更新，并适时选择合适的电子文件存储格式，如SEP、CEBX、OFD等，将前沿技术应用到电子文件档案管理之中。
5.3 构建电子文件档案保存体系
立档单位要结合自身业务工作，积极构建电子文件格式登记系统、电子文件保存系统、电子文件识别系统，以及电子文件数据库系统等，可以实现电子文件档案长期保存管理体系，制定电子文件保存元数据方案，用以全方位指导单位电子文件档案管理。可借鉴先进的电子文件档案管理技术，开展从电子文件登记、存储到识别的全过程管理。
5.4 健全电子文件档案管理模式
要积极构建电子文件档案信息资源共享平台。大数据背景下，电子文件信息互通交融性更强，利用网络平台及内部电子文件信息资源平台，及时升级、更新平台，增设信息共享栏目等，实现电子文件档案收、存、管、用一体化。要优化管理模式，基于电子文件档案管理标准、规范体系，着眼于电子文件档案标准化、一体化模式的建立，加强内部不同部门、科室之间的信息互通，借助大数据技术，实现电子文件档案集中管理，构建一体化业务流程，从电子文件格式、元数据等形成环节，就进行规范管理。要积极投入相应软硬件仪器设备，利用信息加密、身份验证、数字签名及防火墙等技术，做好电子文件档案安全管理。
参考文献
[1]侯毅勇.运用电子文档管理系统推动企业档案数字化建设——以中铁二局集团公司档案馆为例[J].四川档案，2015（5）：35-36.
[2]安妮鸽.档案管理数字化转型的路径探究[J].兰台内外，2021（29）：1-3.
[3]章细英.电子文件归档与数字档案共享服务[J].办公室业务，2018（24）：187-187+192.
[4]麦晓璋.基于Web技术的电子档案管理系统实现路径[J].黑龙江科学，2019（18）：72-73.
[5]郑勇，薛丁华.数字化档案安全及防控研究[J].学术前沿，2019（16）：120-123.
[6]倪云英，孙婧，付晓怡.地质档案管理系统的研发与应用[J].浙江国土资源，2013（9）：50-52.
[7]聂明.浅议电子文件对档案工作的影响及对策[J].山东省农业管理干部学院学报，2010（4）：164-165.
[8]陈琬.大数据背景下企业电子文件档案管理应用研究[J].区域治理，2022（5）：221-224.
[9]王彩虹.如何做好电子文件档案管理工作的探析[J].秦智，2022（1）：50-52.
[10]余浠婉.浅谈电子文件档案管理现状及应对措施[J].商业经济，2005（3）：69-70.
作者简介：马婷艳，大学学历，陕西省自然资源信息中心馆员。
猜你喜欢电子文件数字化档案管理家纺业亟待数字化赋能纺织科学研究(2021年6期)2021-07-15高中数学“一对一”数字化学习实践探索福建基础教育研究(2019年1期)2019-09-10高中数学“一对一”数字化学习实践探索福建基础教育研究(2019年1期)2019-05-28档案管理中的电子档案管理经济技术协作信息(2018年22期)2019-01-19档案管理与企业内部控制关系的思考消费导刊(2017年24期)2018-01-31电子文件检查归档移交备份存储机研究办公室业务(2016年12期)2017-01-09浅谈电子文档与纸质文档在保护技术上的差异办公室业务(2016年12期)2017-01-09档案管理中电子文件的存储探究科学与财富(2016年26期)2016-12-01浅谈电子文件的全过程管理办公室业务(2016年9期)2016-11-23数字化制胜中国卫生(2016年2期)2016-11-12